Положение об архивном отделе 2016 год

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации муниципального образования

Соль-Илецкий городской округ Оренбургской области

 

1.   Общие положения

 

1.1.  Администрация муниципального образования Соль-Илецкий городской округ (далее Администрация округа) в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

организации и содержанию архивного отдела Администрации округа;

обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образо­вавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципаль­ной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению РФ, совместному ведению РФ и Оренбургской области, ве­дению Оренбургской области.

1.2.         Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация округа образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3.         Архивный отдел является структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, пользуется    печатью администрации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.

1.4.         Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ, Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, действующими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, нормативно-правовыми актами Законодательного собрания Оренбургской области и Губернатора Оренбургской области, Законом Орен­бургской области «Об архивном деле в Оренбургской области», Уставом  муниципального образования Соль-Илецкий городской округ, решениями Совета депутатов округа, распоряжениями главы администрации округа, методическими рекомендациями и инструкциями Комитета по делам архивов Оренбургской области.

1.5.         Положение об архивном отделе утверждается распоряжением заместителя главы администрации Соль-Илецкого округа – руководителя аппарата. В Положении закрепляются организационно - правовой статус отдела, задачи и функции по руководству ар­хивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6.         Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливаются заместителем главы администрации городского округа – руководителем аппарата.

1.7.         Финансирование и материально - техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования

1.7.1.    Дополнительными источниками финансирования могут быть:

целевые средства из бюджета Оренбургской области (при реализации программ развития ар­хивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании).

1.8.         Администрация округа обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещен архивный отдел, другим организациям администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более под­ходящего для размещения документов помещения.

2.   Задачи и функции

 

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1.  Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

хранение и учет документов, принятых в архивный отдел: представление в установленном по­рядке учетных данных в Комитет по делам архивов Оренбургской области;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспече­нию их физической сохранности;

подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохран­ности документов, хранящихся в отделе.

2.1.1.         Архивный отдел обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муни­ципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Оренбургской области, в т.ч. обра­зовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельно­сти организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Оренбургской области;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся госу­дарственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Оренбургской области, образо­вавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных госу­дарственных полномочий администрации, которыми она наделена;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных ви­дах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Оренбургской области;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организа­ций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуще­ствления его практической деятельности.

2.1.2.   Архивный отдел по согласованию с администрацией может принимать на депозитарное хра­нение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.1.3.   Документы негосударственной части архивного фонда Оренбургской области поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации.

2.2.  Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования в т.ч.:

составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждае­мых администрацией муниципального образования и согласовываемых с Комитетом по делам архивов Оренбургской области; систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.3.  Организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в  сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

проведение мониторингов состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

рассмотрение и согласование положений о       ведомственных       архивах,       экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инст­рукций по делопроизводству;

рассмотрение и представление в Комитет по делам архивов Оренбургской области посту­пивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в порядке установленном Комитетом по делам архивов Оренбургской области;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно - методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консуль­таций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, органи­зации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопро­изводственных служб.

2.4.  Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию в т.ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запро­сам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведе­ние встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

исполнение социально - правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заве­ренных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием гра­ждан;

создание и совершенствование научно - справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно - поисковых систем, банков и баз данных, архивных справоч­ников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере   архивного дела при наделении ими администрацией Оренбургской области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства РФ.

3.   Права

 

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1.    Представлять администрацию Соль-Илецкого городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.2.    Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования и  Комитета по делам архивов Оренбургской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в   подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов

3.3.    Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо  от их ведомственной  подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4.    Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального обра­зования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.5.    Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6.    Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых админи­страцией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7.    Иметь   своего   представителя    в   составе ликвидационных    комиссий    организаций    для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8.    Ставить перед администрацией Соль-Илецкого округа, Правительством Оренбургской области вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.9.    Взаимодействовать в своей деятельности   с администрацией округа, организациями муници­пального образования, Комитетом по делам архивов Оренбургской области, региональным отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией, для рассмотрения орга­низационно - методических и практических вопросов архивного дела.

4.   Организация работы

 

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и ведущий специалист отдела являются муниципаль­ными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Начальник отдела назначается и освобождается заместителем  главы администрации городского округа – руководителем аппарата. Это решение может согласо­вываться с Комитетом по делам архивов Оренбургской области.

При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комис­сией, включающей представителей администрации муниципального образования, а также Комитета по делам архивов Оренбургской области. Акт приема - передачи утверждается администрацией и представляет­ся в Комитет по делам архивов Оренбургской области

4.2. Начальник отдела:

4.2.1.   Организует деятельность отдела и несет  персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

4.2.2.   Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией и в установленном  порядке - перед Комитетом по делам архивов Оренбургской области

4.3.    Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией  с учетом рекомендаций  Комитета по делам архивов Оренбургской области

4.4. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - пра­вопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на посто­янное хранение в один из государственных архивов Оренбургской области в установленном порядке.